8.3 Заповнення полів при формуванні документа

Navigation:  Головний зміст > 8 Робота зі звітами, податковими та акцизними накладними >

8.3 Заповнення полів при формуванні документа

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Після натискання кнопки [Так] вікно створення звітного документа закривається. При цьому в робочій області Програми відображається відповідна вкладка для попереднього перегляду створеного звітного документа, яка призначена для перегляду та вводу необхідних даних (Рис. 8.3.1).

8-12_img5

Рис. 8.3.1. Приклад редагування документа

Під час перегляду або наповнення документа даними, можна для зручності змінити масштаб його відображення за допомогою списку можливих масштабів у верхній правій частині вкладки. Також у даному полі можна вказати необхідне значення масштабу вручну (Рис. 8.3.2). Після чого форма звіту збільшиться або зменшиться згідно вказаному масштабу.

8-12_img6

Рис. 8.3.2. Поле вводу/вибору масштабу

Поля документу, які доступні для вводу інформації або редагування, на формі редагування звіту виділені кольором. При цьому інші поля заблоковані для редагування. Деякі поля звіту, що можуть бути відредаговані, автоматично заповнюються даними з параметрів обраного підприємства.

У полях звіту, що можуть бути відредаговані, реалізовано автоматичну перевірку коректності введених даних. При введені некоректних даних поле буде підсвічено червоним кольором та поряд з ним відобразиться опис помилки (Рис. 8.3.3). Для перегляду описів помилок на різних полях звіту достатньо підвести курсор до даного поля та зачекати появи підказки з описом некоректності. При натисканні на клавішу <Enter> завершується редагування поля, після чого виконується перевірка внесеного значення та курсор автоматично встановлюється у наступне поле звіту для редагування.

8-12_img7

Рис. 8.3.3. Повідомлення про помилку у введених даних

У деяких звітах для редагування доступні додаткові поля, які потрапляють до електронної форми звіту, але відсутні на формі для друку. Такі поля перед друком можна приховати (Рис. 8.3.4, Рис. 8.3.5).

8-12_img8

Рис. 8.3.4. Звіт з відображенням додаткових даних

8-12_img9

Рис. 8.3.5. Звіт, в якому приховані додаткові дані

Не усі поля звіту можуть редагуватися. Наприклад, поля для зазначення коду підприємства (ЄДРПОУ або ДРФО), а також поля-відмітки для зазначення стану звіту, автоматично заповнюються при створенні звіту та недоступні для редагування.

Деякі поля звітів призначенні для внесення даних типу «дата», наприклад, звітні періоди. В таких полях передбачене автоматичне підставляння коректного формату при внесенні шаблонних даних. Наприклад, для зазначення дати «12 лютого 2008 року», достатньо вказати значення «12 2 8», що буде автоматично перетворено у необхідну дату. Для зручності введення дати у таких полях можна викликати календар з можливістю вибору необхідної дати.

Також, деякі поля призначені для підстановки значення з переліку доступних словникових значень, наприклад, вид звіту у податковому розрахунку. Якщо таке поле стає активним – у ньому з’являється кнопка [8-12_img10], яка не відображається при друці звіту, і дозволяє відкрити перелік для вибору необхідного значення. Деякі звіти, у яких дозволений вибір значень з довідників, автоматично заповнюються такими даними при створенні звіту. Наприклад, у формі звіту 1ДФ автоматично заповнюються дані про ідентифікаційний код, а також дати прийняття на роботу та звільнення співробітників підприємства, які були вказані у параметрах підприємства, для якого створюється звіт.

Деякі поля звітів призначені для встановлення відміток. Наприклад, такими полями є поля для зазначення типу звіту (новий, уточнюючий та ін.) на звітах, що подаються до ДПСУ. При натисканні лівою клавішею миші на такому полі, в ньому встановлюється відмітка «Х». При цьому система дозволяє встановлювати лише одне значення з переліку і при зміні цього значення, раніше встановлена відмітка автоматично буде знята. Також, прикладом відмітки може бути поле для підкреслення необхідного значення, що наявне, наприклад, у звіті Додаток 23, який подається до ПФУ, де обране значення підкреслюється системою. Зауважте, що для звітів ДПСУ при зміні відмітки, що визначає тип (стан) звіту (новий, уточнюючий та ін.), звіт все одно буде подано у тому стані, у якому його було створено або імпортовано. При цьому від контролюючого органу буде отримана квитанція про невідповідність стану документу в імені файлу та в його наповненні. Якщо така ситуація виникне – необхідно відредагувати звіт, та встановити відмітку поруч з полем із таким самим станом, що й знаходиться в імені файлу звіту (можна визначити за допомогою переліку звітів).

Якщо звіт містить поля, які є обов’язковими для заповнення, то при спробі збереження звіту програма підкреслить такі поля та не дозволить зберегти звіт, доки усі обов’язкові поля не будуть заповнені.

У числові поля, в які можуть вноситись дробові числа з розділенням через «.» (наприклад, 3.14), програма автоматично переводить символ «,» в «.» для коректного відображення числа.

Поля, які призначенні для занесення сум або результатів розрахунків, що залежать від значень інших полів, автоматично виконуються необхідні розрахунки. Так, у таблицях автоматично підраховуються суми значень по рядках та у деяких блоках проводиться автоматичний розрахунок значення поля, результат якого залежить від інших полів. Автоматично підраховане значення може бути відредаговано вручну для коректування проведених розрахунків, але треба пам’ятати, що при зміні пов’язаного поля, яке впливає на відредагований результат, буде знову ж автоматично виконано перерахунок, який замінить введене вручну значення. Також виконати автоматичний розрахунок можна натиснувши кнопку [Автоматичний розрахунок полів] або обравши операцію з контекстного меню.

При редагуванні існуючого звіту усі його поля мають ті ж самі значення, з якими його було збережено, доки дані звіту не будуть відредаговані. Одразу після редагування значення поля, що впливає на результат розрахунку інших полів, усі такі поля будуть перераховані. Відключити режим автоматичного розрахунку значень полів під час редагування можна у параметрах програми (див. п. 15.2), а також безпосередньо під час редагування звіту, за допомогою кнопки [Автоматичний розрахунок полів], що міститься біля поля для зазначення масштабу звіту. Якщо дана кнопка відображається ввімкненою – для даного звіту включено режим автоматичного розрахунку. Для відключення режиму автоматичного розрахунку, вказану кнопку необхідно вимкнути, тоді для даного звіту автоматичний розрахунок проводитись не буде. Кнопка режиму автоматичного розрахунку під час відкриття звіту, за замовчуванням, знаходиться у стані, який вказано у параметрах програми.

Якщо у полі міститься занадто велике значення, що не поміщається у призначені для такого значення рамки поля, програма автоматично змінює розмір шрифту таким чином, щоб значення повністю вміщувалось у призначене поле. При зміні такого значення, якщо воно зменшується, програма також автоматично буде збільшувати розмір шрифту до початкового.

При заповненні звітів трапляються випадки необхідності додавання нових рядків у блоки табличних даних, що може бути виконано за допомогою контекстного меню. Прикладом такого рядку може бути блок з таблицею про отримані доходи, вказаний у відповідній декларації фізичної особи (Рис. 8.3.6). У контекстному меню необхідно обрати пункт Додати рядок, та одразу під рядком, на якому було викликано меню, з’явиться новий пустий рядок, в який можна продовжувати вносити дані звіту. Якщо у таблиці присутні зайві рядки, їх можна видалити за допомогою пункту контекстного меню Видалити рядок.

8-12_img11

Рис. 8.3.6. Контекстне меню на рядку таблиці звіту

Згідно з обмеженнями контролюючих органів, до яких подаються звіти, деякі таблиці звітів можуть мати лише певну кількість рядків (32, 100 тощо). Якщо у таблиці звіту вже наявна максимальна для неї кількість рядків, при спробі додати новий рядок відобразиться повідомлення про неможливість виконання операції та новий рядок не буде створено.

Також з контекстного меню можна викликати такі функції:

1.Перерахувати поле — примусове перерахування значення поля для автоматичного розрахунку. Даний пункт недоступний для вибору, якщо контекстне меню викликано на місці, що не є полем для автоматичного розрахунку, або звіт відкрито в режимі перегляду.

2.Відновити значення поля — відновлення початкового значення поля, яке воно набуває при створенні звіту, з врахуванням автоматичного заповнення. В тому числі, відновлюється пусте значення, якщо поле при створенні звіту воно має бути пустим. Якщо даний пункт викликано на полі динамічної таблиці, яка наповнюється значеннями при створенні звіту, відповідне поле приймає пусте значення.

3.Відновити увесь звіт — відновлення початкового вигляду усього звіту, який він набуває при створенні, з врахуванням автоматичного заповнення полів та таблиць звіту.

4.Калькулятор виклик з числового поля калькулятора, за допомогою якого можна провести прості математичні операції і додати результат до поля, з якого його було викликано.

5.Попередній перегляд – функція попереднього перегляду сформованого документа.